Afin de réduire au minimum les lettres d’indemnité tout en simplifiant le processus pour vous, nous avons mis à jour la procédure administrative n° 37 – Effet retourné, ainsi que les options de remplacement décrites dans l’avis d’effet retourné que vous recevez advenant une situation d’insuffisance de fonds.

Ces modifications répondent à une tendance récurrente que nous avons observée, à savoir que les transactions d’achat sont souvent saisies une deuxième fois dans le but de rembourser l’insuffisance de fonds. Il est important de noter que, contrairement aux sociétés de fonds, Investia n’annule pas la ou les transactions avant l’expiration de la date limite pour le remplacement.

Nous avons également constaté que, bien que certains chèques de remplacement soient reçus avant la date limite pour le remplacement, ils ne sont pas obtenus ou conciliés par l’équipe des comptes en fiducie en temps opportun. Il en résulte alors des lettres d’indemnité qui auraient pu être évitées.

Voici les méthodes de remplacement d’effet retourné (décrites dans la procédure administrative) qui sont spécifiques à chaque type de régime :

Comptes autogérés
Les insuffisances de fonds entraînent l’annulation du dépôt initial (DEP), ce qui se traduit par un solde négatif du compte d’encaisse. Pour remédier à cette situation, un nouveau dépôt (DEP) doit être effectué dans le compte d’encaisse. Ceci peut être fait de l’une ou l’autre des façons suivantes :

• En demandant à votre client de déposer des fonds dans son compte d’encaisse via le service de paiement de factures de sa plateforme bancaire en ligne.
  
  
• En mettant en place un transfert électronique de fonds (TEF) du client vers le compte d’encaisse du régime via OrdreXPRESS.
  
  
• En obtenant un nouveau chèque de votre client et en le traitant comme un dépôt par chèque de client. Le rapport de dépôt et la preuve bancaire devront être téléversés ou télécopiés à l’équipe des comptes en fiducie.

Comptes au nom du client
Étant donné que les régimes au nom du client ne disposent pas de comptes d’encaisse, tout solde négatif apparaîtra dans le compte en fiducie du régime, et aucun dépôt ne pourra être effectué directement dans celui-ci. Les solutions de rechange suivantes sont alors disponibles :

• Dans le compte autogéré ouvert de votre client, utilisez les solutions numériques mentionnées ci-dessus (TEF, paiement de factures). Si nécessaire, un compte ouvert autogéré peut être créé temporairement aux fins d’encaisse. L’équipe des comptes en fiducie utilisera alors les sommes disponibles pour compenser le solde négatif du compte en fiducie.
  
  
• Si vous utilisez un chèque de remplacement, effectuez le dépôt à la banque et faites parvenir la preuve (c’est-à-dire le bordereau de dépôt ou le reçu du guichet automatique) à l’équipe des comptes en fiducie avec l’avis d’effet retourné.