Alors que la période des REER et de l’impôt bat son plein et dans le but de réduire les délais et les demandes de renseignements en matière de conformité, vous trouverez ci-dessous de l’information utile  qui contribuera à améliorer vos relations avec vos clients, à standardiser vos rencontres et à faciliter vos tâches administratives.

Nous vous rappelons qu’il existe deux éléments importants pour soutenir votre pratique :

• L’utilisation de votre tableau de bord du conseiller
• Communiquer avec votre équipe de conformité
  
  

1.    Utilisation de votre tableau de bord  

Lorsque vous sélectionnez une tuile, une liste de clients se génèrera pour la catégorie correspondante. Nous vous recommandons de générer et d’utiliser ces listes en préparation de vos rencontres avec vos clients.

Formulaires d’ouverture de compte et de mise à jour de CVC :
Conformément aux politiques d’Investia, un formulaire d’ouverture de compte/de mise à jour de CVC à jour et valide doit être conservé au dossier afin que des transactions puissent avoir lieu. Par conséquent, Univeris n’autorisera pas la saisie de transactions dans les comptes dépourvus de cette documentation.  

Votre tableau de bord peut vous aider à cet effet de la manière suivante :

   •   En vous montrant quels sont les comptes qui nécessitent une mise à jour du CVC;
   •   En identifiant les CVC qui expireront dans les 6 prochains mois.

Si le CVC d’un client est censé expirer dans les mois à venir, le fait de disposer de cette information vous évitera de devoir revoir le client plus tard dans l’année, à condition qu’aucun changement important ne soit apporté dans sa situation personnelle ou financière.  

Pour éviter tout retard dans les transactions, il est essentiel que les renseignements de CVC soient mis à jour dans Univeris avant la saisie de la transaction. Si une mise à jour du CVC a récemment été effectuée pour des raisons de convenance, les renseignements de CVC doivent être mis à jour dans le système avant d’effectuer toute transaction, à défaut de quoi la transaction pourrait être interrompue lors du processus d’affirmation de l’ordre, ce qui pourrait entraîner des retards et des demandes de renseignements de la part de l’équipe de conformité.  

Convenance :
Il est également important de vérifier la convenance des objectifs de placement et des risques avant d’effectuer des transactions. Votre tableau de bord affiche les comptes devant être revus (pour un rééquilibrage ou une mise à jour du CVC en cas de changement important dans le profil du client). Vous pouvez vérifier la convenance via l’onglet « Convenance » de la section APERÇUPortefeuille.

Demandes de renseignements non résolues :
Les demandes non résolues peuvent conduire à l’impossibilité d’effectuer des transactions dans le compte en raison de problèmes de convenance ou d’autres problèmes précédemment identifiés. Cette situation entraîne des retards, nécessite des suivis auprès du client et suscite des demandes de conformité supplémentaires. En identifiant ces clients et en collaborant avec votre superviseur à la conformité d’investissement, vous pouvez acquérir une compréhension claire des exigences en vue d’une résolution efficace.

2.    Communication avec l’équipe de conformité 

Votre équipe de conformité, dirigée par votre superviseur à la conformité d’investissement, est là pour vous aider :

   •   en collaborant avec vous pour élaborer et/ou réviser un plan de traitement de vos demandes non résolues.

   •   en vous aidant et en développant des processus de conformité efficaces dans le but de réduire le nombre de demandes de renseignements que vous recevez et d’assurer que :

o   le profil de risque et les objectifs de placement de vos clients leur conviennent. À noter que le questionnaire sur le profil de l’investisseur est un outil utile pour vérifier la convenance.

o    des notes sont saisies dans Univeris (à la section « Communications », onglet « Notes » ou dans OrdreXPRESS) pour fournir un contexte supplémentaire (ex. : des notes expliquant les sous-pondérations temporaires dans les objectifs de placement).

o    vos formulaires d’ouverture de compte/de mise à jour de CVC sont remplis de manière exhaustive et précise afin d’éviter les demandes de renseignements, y compris les mises à jour relatives aux modifications de renseignements bancaires et des coordonnées des personnes-ressources de confiance.

   •   en répondant aux questions que vous pourriez avoir avant la préparation des documents de clients et les réunions.

En résumé, un engagement proactif avec votre équipe de conformité peut positivement influencer vos relations avec les clients.

Pour toute question ou information complémentaire concernant ce communiqué, veuillez contacter votre équipe de conformité.