Lettres d’indemnité – Rappels et considérations importants

Vous trouverez ci-dessous des rappels importants concernant le processus de traitement de demandes de lettres d’indemnité.

1.    Remplir toutes les sections : assurez-vous que les cinq sections du formulaire de demande de lettre d’indemnité sont remplies, et ce, même pour les corrections non financières. Des informations manquantes ou incorrectes pourraient entraîner des retards ou des corrections non valables. La demande de lettre d’indemnité avec toutes les sections remplies et les signatures appropriées fournies doit être transmise au siège social d’Investia aux fins de traitement (et non pas directement aux sociétés de fonds, car elle sera rejetée).

2.    Fournir des instructions claires : veillez à inclure des instructions claires et concises dans votre demande de lettre d’indemnité, et ce, pour toutes les transactions à faire corriger. 

3.    Signatures requises : la signature du client, le cas échéant, et la signature du représentant, doivent figurer sur le formulaire de demande de lettre d’indemnité. Pour les comptes au nom de client qui n’ont pas de formulaire d’autorisation limitée (« FAL ») valide au dossier, la signature du client est requise. Pour les clients détenant un FAL valide au dossier et pour les comptes autogérés, des notes valides doivent être conservées afin de pouvoir être fournies sur demande.

4.    Transmission des documents justificatifs : veuillez fournir une preuve d’intention/les documents justificatifs requis avec votre demande afin de justifier la correction demandée. Au moment de la transmission, veuillez inscrire « avec lettre d’indemnité » sur les documents afin d’éviter les transactions en double. Au moment de la transmission, veuillez inscrire la mention « avec demande de lettre d’indemnité » sur la documentation (preuve d’intention) afin d’éviter les transactions en double.

5.    Transferts d’actifs en nature (en biens) : les actifs peuvent être transférés entre régimes/clients « en espèces » ou « en nature » (en biens), l’objectif étant de favoriser l’option en biens. Si l’option n’est pas correctement sélectionnée dans Univeris, les fonds seront négociés en tant que rachats au lieu de transferts en biens.

6.    Annulation des rachats : si un rachat doit être annulé (c.-à-d. dans le cas où un retrait fait en sorte que le produit (l’argent) est retourné au compte bancaire du client), l’équipe chargée des lettres d’indemnité exigera que le produit soit retourné à Investia avant de procéder à la correction. Les options pour retourner le produit sont les suivantes : 

• Le client peut faire parvenir l’argent par TEF/dépôt en ligne, ou;
• Le représentant peut programmer un PAC unique dans le compte d’encaisse du client. Si le client ne détient pas de compte autogéré ouvert, il peut en ouvrir un aux fins d’encaisse afin de faciliter le PAC unique à l’encaisse, sans qu’un CVC doive être fourni dans ce cas précis.

7.    Coût des corrections : les corrections engendrées par une lettre d’indemnité peuvent entraîner un coût (dilution), qui sera déduit du compte de commissions du représentant, le cas échéant. Le siège social n’évaluera pas les dilutions potentielles des lettres d’indemnité.  

8.    Responsabilité en cas d’erreur : il est important de ne pas soumettre de demande indiquant que le siège social est responsable d’une erreur sans confirmation préalable du siège social à cet effet. Si vous avez des préoccupations ou des questions au sujet de la responsabilité en cas d’erreur, veuillez communiquer avec le service à la clientèle avant de présenter votre demande de lettre d’indemnité. 

9.    Délai de traitement : toutes les demandes de lettres d’indemnité reçues avant 14 h (heure de l’Est) seront traitées le même jour ouvrable, dans la mesure du possible, à condition que la demande soit en bonne et due forme.

Considérations importantes

• Afin d’éviter tout problème, n’oubliez pas de vérifier à la fois le solde disponible dans le compte d’encaisse du client, ainsi que le solde réel, lorsque vous effectuez des transactions dans le régime applicable, avant de procéder aux placements. Advenant un solde d’encaisse négatif, veuillez soumettre votre demande de lettre d’indemnité en temps opportun, aux fins de traitement, après avoir reçu la notification à cet effet de la part du siège social.
  
  
• Les représentants ne doivent pas traiter de transactions d’achat avec de l’argent provenant de la portion TINI (transfert entrant) de la transaction au lieu de laisser le TINO (transfert sortant)/TINI s’établir conformément au nouveau cycle de processus de règlement. En d’autres mots, le fait de faire la saisie de l’achat alors que le TINI est toujours en attente entraînera une duplication de la transaction et un solde d’encaisse négatif pour le client.
  
  
• Les représentants ne doivent pas effectuer de transactions en utilisant le produit de la transaction de comptes à honoraires (« MASFEE ») qui a été traitée pour couvrir les frais de comptes à honoraires avant que le retrait des frais ne soit effectué, car ceci entraînerait également un solde d’encaisse négatif pour le client.
  
  
• Pour les représentants qui traitent un dépôt par PAC unique pour couvrir la transaction de PAC initiale qui a été refusée pour insuffisance de fonds, comme indiqué par le siège social, veuillez vous assurer que le dépôt est traité comme un PAC unique dans le compte d’encaisse afin d’éviter la duplication de la transaction. 
       

Pour obtenir de l’information additionnelle, nous vous invitons à communiquer avec notre équipe du service à la clientèle, par courriel à : investia@investia.ca, par téléphone au : 1 888 684-5548 ou en utilisant l’outil de clavardage disponible sur l'espace conseiller.