Voici quelques rappels importants concernant le processus de traitement de demandes de lettres d’indemnité.
- Remplir toutes les sections : assurez-vous que les cinq sections du formulaire de demande de lettre d’indemnité sont remplies, et ce, même pour les corrections non financières. Des informations manquantes ou incorrectes pourraient entraîner des retards ou des corrections non valables.
- Fournir des instructions claires : veillez à inclure des instructions claires et concises dans la demande de lettre d’indemnité pour toutes les transactions à faire corriger.
- Signatures requises : la signature du client, le cas échéant, et la signature du représentant, doivent figurer sur la demande de lettre d’indemnité. Pour les comptes au nom de client qui n’ont pas de formulaire d’autorisation limitée (« FAL ») valide au dossier, la signature du client est requise. Pour les clients détenant un FAL valide au dossier et pour les comptes autogérés, des notes valides doivent être conservées au dossier et fournies sur demande.
- Transmission des documents justificatifs : veuillez fournir une preuve d’intention/les documents justificatifs requis avec votre demande afin de justifier la correction demandée. Au moment de la transmission, veuillez inscrire « avec lettre d’indemnité » sur les documents afin d’éviter les transactions en double.
- Transferts d’actifs en nature (en biens) : les actifs peuvent être transférés entre régimes/clients « en espèces » ou « en nature » (en biens), l’objectif étant de favoriser l’option en biens. Si l’option n’est pas correctement sélectionnée dans Univeris, les fonds seront négociés en tant que rachats au lieu de transferts en biens.
- Annulation des rachats : si un rachat doit être annulé (c.-à-d. dans le cas où un retrait fait en sorte que le produit (l’argent) est retourné au compte bancaire du client), l’équipe chargée des lettres d’indemnité exigera que le produit soit retourné à Investia avant de procéder à la correction. Les options pour renvoyer le produit sont les suivantes :
• Le client peut faire parvenir l’argent par TEF/dépôt en ligne, ou;
• Le représentant peut programmer un PAC unique dans le compte d’encaisse du client. Si le client ne détient pas de compte autogéré ouvert, il peut en ouvrir un pour fins d’encaisse afin de faciliter le PAC unique à l’encaisse, sans qu’un CVC doive être fourni dans ce cas précis.
- Coût des corrections : les corrections engendrées par une lettre d’indemnité peuvent entraîner un coût (dilution), qui sera déduit du compte de commissions du représentant, le cas échéant. Le siège social n’évaluera pas les dilutions potentielles des lettres d’indemnité.
- Responsabilité en cas d’erreur : il est important de ne pas soumettre de demande indiquant que le siège social est responsable d’une erreur sans confirmation préalable du siège social à cet effet. Si vous avez des préoccupations ou des questions au sujet de la responsabilité en cas d’erreur, veuillez communiquer avec le service à la clientèle avant de présenter la demande de lettre d’indemnité.
- Délai de traitement : toutes les demandes de lettres d’indemnité reçues avant 14 heures (heure de l’Est) seront traitées le même jour ouvrable, dans la mesure du possible, à condition que la demande soit en bonne et due forme.
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Documents de référence utiles
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Pour obtenir de l’information additionnelle, nous vous invitons à communiquer avec notre équipe du service à la clientèle, par courriel à : investia@investia.ca, par téléphone au : 1 888 684-5548 ou en utilisant l’outil de clavardage disponible sur l'espace conseiller.