Avec l’arrivée de la période des REER et des impôts, nous savons que les prochains mois sont souvent la période la plus chargée pour nos représentant·es. Notre objectif est donc de réduire au maximum le nombre de demandes que vous recevez de la conformité, de même que les retards et les obstacles que vous pourriez rencontrer pendant cette période. Nous espérons que les informations ci-dessous contribueront à améliorer vos processus et vos relations avec vos client·es, de même qu’à réduire le temps que vous consacrez aux tâches administratives.
À titre de rappel, il existe deux éléments essentiels pour vous aider dans votre pratique :
1. Utiliser le tableau de bord
En cliquant sur chaque tuile, vous obtiendrez une liste de client·es pour chaque catégorie. Nous vous encourageons à générer et à utiliser ces listes lorsque vous prenez des rendez-vous et rencontrez vos client·es.
Formulaires d’ouverture de compte et de mise à jour de CVC
Conformément aux politiques d’Investia, aucune transaction ne peut être effectuée sans formulaire d’ouverture de compte/de mise à jour de CVC valide au dossier, et Univeris ne permet pas d’effectuer des transactions sur ces comptes. Votre tableau de bord peut vous aider de plusieurs manières à cet égard :
À titre de rappel, il est essentiel que les renseignements de CVC soient mis à jour dans Univeris avant la saisie d’une transaction. Si vous avez récemment mis à jour un CVC pour des raisons de convenance, le profil CVC doit être mis à jour dans le système avant la saisie de la transaction, à défaut de quoi celle-ci sera interrompue dans notre processus d’affirmation des ordres, ce qui entraînerait des retards dans les transactions et des demandes de renseignements de la part de notre équipe de la conformité.
Convenance
Il est également essentiel que vous vérifiiez la convenance des objectifs de placement et du profil de risque de vos client·es avant d’effectuer des transactions. Ces transactions sont identifiées dans le tableau de bord en tant que liste de comptes nécessitant un examen (soit en vue de procéder à un rééquilibrage ou de mettre à jour le CVC si le profil du ou de la client·e a subi un changement important).
Demandes non résolues
Les demandes non résolues peuvent entraîner l’impossibilité d’effectuer des transactions dans un compte en raison de problèmes de convenance ou d’autres problèmes précédemment identifiés, ce qui donnerait lieu à des retards, à la nécessité de revenir vers le ou la client·e, ainsi qu’à des demandes de conformité supplémentaires. L’identification de ces client·es et la collaboration avec votre directeur·trice de succursale vous permettront d’avoir une vision claire de ce qui est nécessaire pour parvenir à une résolution efficace.
2. Communication avec votre équipe de la conformité
Votre équipe de la conformité (avec votre superviseur·e à la conformité d’investissement comme premier point de contact) est là pour vous aider relativement à ce qui suit :
En résumé, le fait de communiquer avec votre équipe de la conformité de manière proactive aura une incidence positive sur votre pratique et vos relations avec vos client·es.
Pour toute question ou pour obtenir de l’information additionnelle concernant ce communiqué, n’hésitez pas à communiquer avec votre équipe de la conformité.