Avec la saison des REER qui approche à grands pas, nous prévoyons une augmentation du nombre de documents qui seront transmis aux fins d’imagerie et de traitement. Nous profitons donc de l’occasion pour vous faire part de rappels et de renseignements importants sur la transmission de documents.
Imagerie de documents sans code-barres – Rappel
Lorsque vous transmettez des documents sans code-barres aux fins d’imagerie, plus particulièrement des spécimens de chèque, il est important de toujours clairement inscrire le numéro de client sur le document/chèque. Ceci fera en sorte que le document sera indexé rapidement dans le bon dossier du ou de la client·e. Pour obtenir de l’information additionnelle concernant le processus d’imagerie, nous vous invitons à consulter la procédure administrative no 15 – Imagerie.
Transmission de documents aux sociétés de fonds – Pénalités à venir
Depuis le lancement de l’Entente de traitement électronique (« ETE ») en juin 2023, si une transaction est effectuée par voie électronique, il n’est plus nécessaire de faire parvenir le document de demande/justificatif à la société de fonds. À cet effet, certaines sociétés de fonds nous ont fait savoir qu’elles recevaient encore un nombre important de documents qu’elles ne devraient pas recevoir de la part de représentant·es d’Investia, c’est-à-dire pour des transactions qui ont été effectuées électroniquement.
Il est à noter que si un document justificatif est envoyé à la société de fonds alors qu’il ne devrait pas l’être, la transaction sera considérée comme une transaction manuelle, ce qui réduira le taux d’automatisation global souhaité. À cet effet, à partir de 2024, Fundserv commencera à imposer des pénalités aux distributeurs comme Investia qui n’atteignent pas leurs objectifs d’automatisation, pénalités qui seront à leur tour imputées aux représentant·es qui ne respectent pas les règles.
Afin de savoir quelles transactions requièrent la transmission du document justificatif et vous assurer de ne pas faire parvenir de documents inutilement aux sociétés de fonds, nous vous invitons à lire ou relire la FAQ sur l’ETE, préalablement communiquée dans l’édition du 8 juin 2023 de votre infolettre Le 360.
Pour toute question ou pour obtenir de l’information additionnelle, veuillez communiquer avec équipe du notre service à la clientèle, par courriel à : investia@investia.ca, par téléphone au : 1 888 684-5548 ou en utilisant notre robot de clavardage sur l’espace conseiller.